Kebijakan Arsip

1. Latar Belakang

Arsip Konservasi Borobudur adalah kumpulan dokumen yang terkait dengan pemugaran Candi Borobudur sebagai salah satu kampanye internasional paling awal, dimulai pada tahun 1960-an dan berjalan hingga tahun 1980-an, untuk melestarikan situs warisan budaya yang didanai oleh komunitas internasional bekerja sama dengan pemerintah nasional. Kampanye ini, dan Proyek Pemugaran Candi Borobudur (1969-1983), adalah salah satu lembaga pendahulu dari dibentuknya Konvensi Warisan Dunia.

Arsip Konservasi Borobudur menunjukan perubahan yang signifikan dalam pendekatan konservasi situs warisan budaya. Kebutuhan untuk memasukkan berbagai disiplin ilmu yang relevan telah dijalankan sehingga menghasilkan upaya yang disesuaikan oleh para ahli lokal dan internasional. Arsip Konservasi Borobudur merupakan koleksi penelitian yang sangat penting bagi publik, cendekiawan dan konservator. Arsip ini juga merupakan bukti bagi lebih dari 600 orang yang berkontribusi pada pekerjaan konservasi selama lebih dari 10 tahun.

Secara keseluruhan koleksi Arsip Konservasi Borobudur memiliki signifikansi tinggi secara nasional, regional, dan internasional, dan ini diakui dengan terdaftarnya arsip ini pada Memory of the World UNESCO pada tahun 2017.


2. Konteks Hukum dan Kebijakan

Dokumen kebijakan arsip ini adalah pernyataan umum mengenai maksud dan tujuan untuk program kearsipan di Arsip Konservasi Borobudur. Dokumen ini dikembangkan oleh Balai Konservasi Borobudur, dengan dukungan dari Kantor UNESCO Jakarta. Diharapkan bahwa kebijakan ini akan ditinjau setiap 5 tahun sekali untuk perbaikan dalam mengikuti berbagai perkembangan standar kearsipan.

Sebagai salah satu lembaga arsip yang terdaftar dalam daftar internasional dari Ingatan Dunia UNESCO (UNESCO Memory of the World), Balai Konservasi Borobudur bertujuan untuk menerapkan praktik terbaik dalam bidang manajemen arsip sebagaimana diuraikan dalam Pedoman Umum untuk Program Memori Dunia UNESCO (UNESCO General Guidelines to the Memory of the World Programme) 2017, serta Rekomendasi UNESCO tentang Pelestarian dan Akses ke Warisan Dokumenter, termasuk dalam Format Digital (UNESCO Recommendation on the Preservation of, and Access to, Documentary Heritage, including in the Digital Form) 2015, di samping standar yang dianjurkan oleh Dewan Internasional untuk Arsip (International Council on Archives). Kebijakan ini bertujuan untuk menggambarkan panduan pengaturan standar internasional tersebut di atas.

Selain itu, di tingkat Nasional, Arsip Konservasi Borobudur dijalankan di bawah Undang-Undang  Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Implementasi Undang-Undang Nasional Nomor 43 Tahun 2009. Selain itu, kebijakan arsip ini juga mempertimbangkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

3. Tujuan Arsip Konservasi Borobudur

Arsip Konservasi Borobudur dibentuk untuk melestarikan catatan, arsip dan bahan warisan yang dibuat sebagai bagian dari proyek restorasi dan pelestarian berskala besar di Candi Borobudur dari tahun 1969 (dengan dibentuknya Proyek Pemugaran Candi Borobudur) hingga 1991 (dengan pembentukan Balai Studi dan Konservasi Borobudur, sebuah lembaga yang berlanjut hingga sekarang dengan sistem pencatatan 'aktif' secara mandiri/ terpisah). Dalam hal ini, Arsip Konservasi Borobudur dikategorikan sebagai arsip 'statis', sesuai dengan UU Kearsipan.

Arsip Konservasi Borobudur berperan sebagai fasilitator penggunaan bahan ini untuk referensi dan tujuan pendidikan. Secara khusus, Arsip Konservasi Borobudur bermaksud untuk menjadi sumber bagi para peneliti dan staf konservasi dalam pelaksanaan pekerjaan konservasi berkelanjutan di Situs Warisan Dunia Kompleks Candi Borobudur.

Arsip Konservasi Borobudur juga bertujuan untuk memberikan informasi secara terbuka kepada publik, baik di Indonesia maupun seluruh dunia, yang mempunyai ketertarikan terhadap Situs Warisan Dunia Candi Borobudur dan usaha pelestariannya. Arsip Konservasi Borobudur juga berperan untuk menginisiasi dan berpartisipasi aktif dalam program-program seperti pameran, situs web, dan media sosial, serta publikasi-publikasi yang dirancang untuk meningkatkan kesadaran akan sejarah konservasi Situs  Warisan Dunia Kompleks Candi Borobudur, dengan menggunakan koleksi arsipnya.

Dalam rangka berbagi sejarah mengenai konservasi Borobudur dengan publik, Arsip Konservasi Borobudur bekerja sama dengan Perpustakaan Konservasi Borobudur, yang menyimpan bahan referensi penting yang memberikan konteks bagi Arsip Konservasi Borobudur, serta Studio Sejarah Restorasi Candi Borobudur, yang menunjukkan bagaimana proyek pemugaran dilaksanakan berikut peralatannya, sehingga kemudian menghasilkan dokumen yang saat ini disimpan di Arsip Konservasi Borobudur.

4. Otoritas

4.1. Otoritas Dokumen
Dokumen kebijakan arsip ini menetapkan kerangka kerja dimana Arsip Konservasi Borobudur berfungsi di dalam struktur Balai Konservasi Borobudur. Semua praktik dan prosedur kerja Arsip Konservasi Borobudur harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kebijakan ini telah dikembangkan oleh Kelompok Kerja (Pokja) Dokumentasi dan Publikasi Balai Konservasi Borobudur (yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip ini), dengan dukungan pelatihan dan saran dari Kantor UNESCO Jakarta.

4.2. Posisi Lembaga dalam Struktur Organisasi Balai Konservasi Borobudur Arsip Konservasi Borobudur dikelola oleh Kelompok Kerja (Pokja) Dokumentasi dan Publikasi yang melapor kepada Kepala Seksi Konservasi, yang kemudian melapor langsung kepada Kepala Balai Konservasi Borobudur. Balai Konservasi Borobudur adalah unit teknis dibawah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, yang melapor kepada Direktorat Jenderal Kebudayaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

4.3. Staf Arsip Konservasi Borobudur Arsip Konservasi Borobudur akan berada di bawah perlindungan dan manajemen staf dengan pelatihan yang tepat dan kualifikasi yang sesuai sehingga dapat mendukung pelestarian dan akses ke koleksi.

Balai Konservasi Borobudur akan berusaha untuk memastikan staf memiliki pelatihan kearsipan yang memadai dalam manajemen arsip dan prinsip-prinsip arsip secara keseluruhan. Untuk mencapai tujuan ini, Balai Konservasi Borobudur akan bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia, maupun dengan institusi-institusi kearsipan lainnya (seperti Universitas Gadjah Mada, Universitas Indonesia, dsb), dan UNESCO (melalui program Memory of the World).

 4.4. Pemelihara Resmi Arsip Konservasi Borobudur berperan sebagai lembaga pemelihara resmi dari arsip-arsip dan bahan warisan yang berkaitan dengan Proyek Konservasi Borobudur untuk periode tahun 1969-1991. Penghapusan bahan dari arsip tanpa izin dari Kepala Balai Konservasi Borobudur adalah sangat dilarang.

5. Peran, Tanggung Jawab dan Tugas Staf Arsip Konservasi Borobudur

5.1. Aksesi, Pengaturan dan Deskripsi
Staf Arsip Konservasi Borobudur bertanggung jawab untuk mengatur dan menjelaskan semua materi dalam Arsip Konservasi Borobudur sesuai dengan standar kearsipan profesional. Jika Arsip Konservasi Borobudur memutuskan untuk menerima koleksi baru ke koleksi (sesuai dengan Kebijakan Akuisisi), Staf Arsip Konservasi Borobudur bertanggung jawab untuk mengaksesi arsip tersebut.

5.2. Preservasi and Konservasi Staf Arsip Konservasi Borobudur, bersama dengan semua staf Seksi Konservasi Borobudur, harus bertindak sebaik mungkin untuk memastikan keselamatan dan keamanan semua materi dalam Arsip Konservasi Borobudur. Hal ini meliputi penyediaan tempat penyimpanan yang aman, yang memiliki kondisi dan lingkungan yang memadai untuk penyimpanan arsip jangka panjang dalam berbagai format.

5.2.i.  Rekomendasi para ahli UNESCO dan Cologne Institute for Conservation Science (CICS) telah mendukung kunjungan dua misi oleh para ahli arsip internasional (Annegret Seger pada tahun 2014 dan Robert Fuchs pada tahun 2017, keduanya dari CICS Jerman). Laporan-laporan ini membuat rekomendasi terperinci yang berkaitan dengan pelestarian dan konservasi arsip. Staf Arsip Konservasi Borobudur akan berusaha menerapkan rekomendasi ini sebaik mungkin.

5.2.ii.  Rencana inisiatif Pengelolaan arsip Borobudur mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara.

Sesuai sistem pengelolaan ini, Balai Konservasi Borobudur telah dan selanjutnya berencana untuk melaksanakan langkah-langkah berikut untuk meningkatkan pengelolaan Arsip Konservasi Borobudur:
1.    Mengatur kembali sistem penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan material arsip dan kondisi keterawatan;
2.    Melanjutkan tindakan konservasi untuk arsip yang rusak;
3.    Melanjutkan program digitalisasi, dan memprioritaskan untuk gulungan film seluloid (celluloid roll film);
4.    Merancang sistem pemantauan untuk iklim mikro penyimpanan dan pemantauan hama;
5.    Mengatur ulang ruang penyimpanan arsip dan menyediakan fasilitas-fasilitasnya, yang meliputi: 
a.   Peralatan kontrol suhu dan kelembaban, antara lain pendingin udara (AC) dan pelembab udara (humidifier).
b.   Pendeteksi asap;
c.   Logger data mikro klimatologi;
d.   Pemadam api;
e.   Rak khusus untuk menyimpan peta dan gambar;
f.    Menyediakan CCTV untuk memantau ruang penyimpanan arsip.
6.    Memperbaiki listrik dan mekanik bangunan penyimpanan;
7.    Membuat sistem informasi basis data (database) arsip berbasis web agar mudah diakses;
8.    Menambahkan sumber daya manusia yang kompeten dan menyediakan pengembangan kapasitas nasional dan internasional untuk manajemen arsip;
9.    Bekerja sama dengan lembaga lain, seperti Arsip Nasional Republik Indonesia, untuk mengembangkan manajemen arsip;
10.  Mengembangkan rencana manajemen bencana untuk arsip;
11.  Mengembangkan rencana manajemen holistik yang mencakup seluruh arsip.

  5.4. Penelitian Pendukung
Staf pengelola Arsip Konservasi Borobudur akan memberikan layanan penelitian kepada staf Balai Konservasi Borobudur serta masyarakat umum.

5.5. Program Penjangkauan Balai Konservasi Borobudur akan merancang dan berpartisipasi dalam kegiatan rutin untuk mempromosikan (a) konservasi Candi Borobudur (b) keberadaan dan isi arsip, (c) dan daftar Arsip Konservasi Borobudur sebagai bagian dari Program Ingatan Dunia UNESCO (UNESCO Memory of the World Programme).  
 Hal ini menyangkut kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1.    Mengadakan pameran di seluruh Indonesia tentang arsip dan dalam konteks Memory of the World..
2.    Promosi dan presentasi Arsip Konservasi Borobudur melalui situs web Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
3.    Mengadakan seminar dan lokakarya.
4.    Berbagi pentingnya arsip dengan masyarakat luas, termasuk dengan sekolah-sekolah.
5.    Pembuatan publikasi, menyusun alat bantu dan membuka basis data digital.

6. Pernyataan Kebijakan Arsip

6.1. Koleksi and Akuisisi
Arsip Konservasi Borobudur dibentuk untuk melestarikan catatan, arsip dan bahan warisan yang dibuat sebagai bagian dari proyek restorasi dan pelestarian berskala besar di Candi Borobudur dari tahun 1969 (dengan dibentuknya Proyek Pemugaran Candi Borobudur, yang kemudian berlanjut dengan Proyek Conservasi Candi Borobudur) hingga 1991 (dengan pembentukan Balai Studi dan Konservasi Borobudur, sebuah lembaga yang berlanjut hingga sekarang dengan sistem pencatatan 'aktif' secara mandiri/ terpisah). Dalam hal ini, Arsip Konservasi Borobudur dikategorikan sebagai arsip 'statis', sesuai dengan UU Kearsipan, dan dalam hal ini, bukan sebagai lembaga arsip pengumpul (collecting archive).

Namun, karena ada sejumlah arsip dari Proyek Pemugaran Candi Borobudur yang merupakan koleksi pribadi para ahli proyek, mantan staf dan organisasi yang terlibat dalam proyek, Arsip Konservasi Borobudur akan menerima bahan dari periode tahun 1969-1983 jika berhubungan langsung dengan proyek. Dalam hal ini, sebelum menerima bahan apa pun ke dalam koleksi, staf Balai Konservasi Borobudur harus melakukan penilaian sebelumnya. Arsip Konservasi Borobudur berhak menolak tawaran beberapa bahan yang mungkin berada di luar lingkup pengumpulan ini, atau yang akan menimbulkan kesulitan yang signifikan dan tidak dapat diatasi dalam hal penyimpanan, pelestarian, dan konservasi jangka panjang.

Arsip Konservasi Borobudur hanya menerima materi melalui donasi, dan formulir akuisisi harus diisi dan ditandatangani oleh donor.  

6.2. Akses
Seluruh Arsip Konservasi Borobudur adalah terbuka untuk umum sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Semua materi dalam arsip dapat dilihat tanpa batasan, dan digunakan sesuai dengan ketentuan hak cipta.

Koleksi yang keadaan fisiknya terlalu rusak atau rapuh untuk dilihat oleh peneliti akan ditutup untuk umum, namun dalam kasus ini, salinan digital akan tersedia. Ini terutama berlaku untuk koleksi pelat kaca negatif serta bahan-bahan audio-visual lainnya.

6.2.i. Akses digital Arsip Konservasi Borobudur bertujuan untuk men-digitalisasi-kan dan membuka koleksinya sehingga dapat diakses secara bebas oleh para peneliti dan masyarakat umum melalui sistem manajemen data arsip berbasis dalam jaringan.

Terbukanya sistem akses secara daring akan membuka kesempatan bagi para peneliti dari seluruh dunia untuk dapat mengakses koleksi dan mempromosikan sejarah konservasi Candi Borobudur, serta kegiatan-kegiatan dan program yang tengah berlangsung dari Balai Konservasi Borobudur. Selain itu, diharapkan bahwa terbukanya akses secara daring ini akan meningkatkan kesadaran masyarakat tentang Studio Sejarah Restorasi Candi Borobudur, dan dapat meningkatkan jumlah pengunjung.

Akses digital akan dipromosikan ke publik sebagai titik akses utama untuk koleksi. Akses ini akan membantu memastikan kelestarian koleksi untuk jangka panjang, karena kondisi koleksi yang rapuh, terutama koleksi negatif pelat kaca, adalah rentan terhadap kerusakan jika sering ditangani atau dipindahkan dari penyimpanan. Dengan menyediakan salinan digital, materi asli dapat disimpan dengan aman. Jika ada kasus dimana peneliti ingin melihat arsip yang asli, maka akses akan diberikan di Ruang Baca Arsip Konservasi Borobudur, selama tidak ada risiko terhadap kelestarian kondisi arsip tersebut.

6.2.ii. Akses fisik
Akses Arsip Konservasi Borobudur secara fisik dapat dilakukan di Ruang Baca Arsip Konservasi Borobudur.  

Lokasi
Alamat                          : Jl. Badrawati, Borobudur, Magelang, Jawa Tengah 56553
No. Telp                        : (0293) 788225, 788175
Faksimili                      : (0293) 788367          
Website                       : mow.borobudurpedia.id
E-mail                           : bkborobudur@kemdikbud.go.id

Jam buka
Senin s.d. Kamis     :    08.00 – 15.30                                    12.00 – 13.00 (istirahat)
Jumat                           :    08.00 – 16.00                                    11.30 – 13.00 (istirahat)  
Tutup setiap hari Sabtu, Minggu dan hari libur.

6.2.iii. Registrasi
Peneliti diharuskan mendaftar terlebih dahulu melalui layanan arsip di situs web mow.borobudurpedia.id dan pada saat akan mengakses arsip di ruang baca menunjukkan kartu identifikasi resmi. Tidak diperlukan proses registrasi untuk melihat koleksi secara online.

6.2.iv. Prosedur penyalinan dokumen
Salinan digital dapat dilakukan secara gratis di ruang baca (peneliti diharuskan membawa kamera digital sendiri). Formulir perjanjian hak cipta harus ditandatangani oleh peneliti sebelum membuat salinan digital.

6.2.v. Perpustakaan Museum dan Referensi Lain
Pengunjung Ruang Baca dapat mengunjungi Perpustakaan Balai Konservasi Borobudur (http://perpusborobudur.kemdikbud.go.id/index.php) dan Studio Sejarah Restorasi Candi Borobudur, yang terletak di sebelah ruang baca. Perpustakaan dan Museum menyediakan konteks penting untuk koleksi Arsip Konservasi Borobudur.

6.4 Hak Cipta Pemerintah Indonesia, melalui Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, adalah pemegang hak cipta dari semua materi dalam Arsip Konservasi Borobudur, sesuai dengan Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta. Undang-Undang ini memberikan hak kepada Balai Konservasi Borobudur untuk memberikan akses publik berupa penyalinan materi secara bebas, asalkan tidak untuk tujuan komersial.

Pokok referensi penting untuk kebijakan hak cipta Arsip Konservasi Borobudur adalah Rekomendasi UNESCO 2015 tentang Dokumenter, yang mendorong promosi akses terbuka untuk koleksi budaya, termasuk lisensi publik seperti Creative Commons. Arsip Konservasi Borobudur juga mencatat penggunaan lisensi Creative Commons oleh UNESCO (https://creativecommons.org) sebagai bagian dari Kebijakan Akses Terbuka (Open Access Policy) dari organisasi.

Balai Konservasi Borobudur saat ini menerapkan Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International (CC BY-NC 4.0).

Di bawah lisensi ini, pengguna dapat melakukan penyesuaian dan menyusun karya non-komersial, dengan syarat bahwa setiap karya baru yang menggunakan konten juga harus memiliki lisensi CC-BY-NC-SA yang sama. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan harus secara jelas dikreditkan/ disebutkan sebagai pemilik sumber. Setiap penggunaan konten untuk tujuan komersial atau dalam produk yang tidak membawa lisensi ini memerlukan persetujuan tertulis dari Direktur Jenderal Kebudayaan.


7. Daftar Terminologi

Aksesi:
1.    Mengambil sekumpulan catatan atau materi lain secara legal untuk perlindungan dan mendokumentasikan penerimaannya secara formal.
2.    Pendokumentasian transfer catatan atau materi dalam register, database, atau log lain dari kepemilikan arsip.
3.    Catatan penambahan (item baru) ke perpustakaan, museum, atau koleksi lainnya.  
Arsip:
1.    Catatan organisasi atau individu yang telah dipilih untuk penyimpanan tak terbatas berdasarkan nilai berkelanjutan mereka dengan tujuan hukum, administrasi, keuangan atau penelitian sejarah.
2.    Nama yang diberikan ke tempat penyimpanan dimana koleksi arsip berada.
3.    Organisasi (atau bagian dari organisasi) yang fungsi utamanya adalah untuk memilih, mengelola, melestarikan, dan membuat catatan arsip sehingga arsip tersebut dapat digunakan.
4.    KBBI: Dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Pengaturan dan Deskripsi:
Proses penataan materi berdasarkan asal-usul dan tatanan aslinya, untuk melindungi konteksnya dan untuk mencapai kontrol fisik atau intelektual atas materi, dan proses menganalisis, mengorganisir, dan merekam rincian tentang elemen formal catatan atau kumpulan catatan, seperti pencipta, judul, tanggal, cakupan, dan konten, untuk memudahkan identifikasi, manajemen, dan pemahaman.

Manajemen Arsip:
Bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan memelihara bukti dan informasi tentang kegiatan dan transaksi bisnis dalam bentuk catatan.