Panduan

1. Sekilas tentang sistem pengarsipan

Berbeda dengan sebuah buku, sebuah catatan arsip tidak bermakna dengan sendirinya sebagai item secara individual. Makna catatan arsip berasal dari hubungan mereka dengan catatan lain dan orang atau organisasi yang membuat dan menggunakannya. Dalam konteks Arsip Proyek Pemugaran Candi Borobudur, makna tiap catatan arsip berasal dari hubungan yang kompleks antara berbagai sektor (dan sub-sektor) yang mengerjakan proyek pemugaran selama 10 tahun (1973-1983). Untuk meneliti koleksi Arsip Proyek Pemugaran Candi Borobudur, penting untuk mengenali dua (2) prinsip pengarsipan utama yaitu:

(i) Provenance (Keaslian): Pendeskripsian arsip secara autentik sesuai dengan saat arsip tersebut diciptakan. Prinsip Provenance merujuk kepada struktur asli saat arsip diciptakan. Artinya, struktur Arsip Proyek Pemugaran Candi Borobudur tetap dipertahankan supaya kita dapat memahami konteks, bagaimana dan mengapa catatan-catatan yang berkaitan dengan Proyek Pemugaran Candi Borobudur tersebut dibuat.
(ii) Original Order (Penataan Awal): Prinsip Original Order merujuk kepada sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan penataan awal saat arsip tersebut diciptakan. Artinya, kita dapat memahami bagaimana bagian-bagian yang berbeda dari Proyek Pemugaran Candi Borobudur menyimpan catatan mereka dan mengapa. Misalnya, banyak catatan di arsip yang disusun menurut bagian Candi Borobudur yang mereka kaitkan, seperti “Gambar Seri Sisi Utara”.

2. Sistem penamaan arsip dalam AtoM

Di dalam sistem AtoM, terdapat beberapa penamaan unit dalam deskripsi, berupa fonds, series, sub-series, file, dan item. Level ini memberikan identitas kelompok pembuat dengan sistem hierarkis. Level fonds adalah level tertinggi/ terbesar di dalam levelofdescription, sedangkan level item adalah level yang terkecil.  

Di dalam Arsip Proyek Pemugaran Candi Borobudur (PPCB), hanya terdapat 1 fonds, yaitu deskripsi unit yang berjudul “Arsip Proyek Pemugaran Candi Borobudur”. Sedangkan sub-fonds menunjukkan subdivisi administratif di dalam lembaga atau institusi dimana arsip tersebut dibuat. Terdapat 10 (sepuluh) sub-fonds (SF) dalam Arsip PPCB, yaitu:
SF-1 : Arsip Pemimpin Proyek
SF-2 : Arsip Direktorium
SF-3 : Arsip Kontraktor
SF-4 : Arsip Sektor Tekno Arkeologi
SF-5 : Arsip Sektor Kemiko Arkeologi
SF-6 : Arsip Sektor Dokumentasi
SF-7 : Arsip Sektor Tata Laksana
SF-8 : Arsip Sektor Keuangan Material
SF-9 : Arsip Sektor Keamanan
SF-10 : Arsip Badan Pemugaran Candi Borobudur
Pembagian tersebut dilakukan sesuai dengan sub-divisi yang ada dalam kelembagaan Badan Pemugaran Candi Borobudur pada tahun 1969-1983. Sedangkan unit secara series, sub-series, file, dan item secara hierarkis menunjukkan arsip yang ada dibawah sub-fonds masing-masing.

Unduh Panduan